1. Bản chất của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nhà thuốc

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không phải là giấy phép con của ngành dược, mà là giấy phép chung cho mọi loại hình kinh doanh. Nó xác nhận sự tồn tại hợp pháp của một chủ thể kinh doanh. Đối với nhà thuốc, việc có giấy chứng nhận này là bước đệm để xin các giấy phép chuyên ngành khác như Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và đạt chuẩn GPP (Thực hành tốt nhà thuốc).

2. Đăng ký kinh doanh cho nhà thuốc

2.1 Các hình thức đăng ký kinh doanh cho nhà thuốc

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức phổ biến để đăng ký kinh doanh nhà thuốc:

• Hộ kinh doanh cá thể:
• Đặc điểm: Thường do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Quy mô nhỏ, thủ tục thành lập và quản lý đơn giản hơn.
• Phù hợp với: Các nhà thuốc nhỏ, do dược sĩ cá nhân làm chủ và trực tiếp quản lý.
• Cơ quan cấp: Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt nhà thuốc.
• Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty cổ phần):
• Đặc điểm: Có tư cách pháp nhân riêng, chịu trách nhiệm hữu hạn (trừ doanh nghiệp tư nhân). Quy mô có thể lớn hơn, dễ dàng mở rộng, huy động vốn. Thủ tục thành lập và quản lý phức tạp hơn.
• Phù hợp với: Chuỗi nhà thuốc, các nhà thuốc có quy mô lớn hoặc có định hướng phát triển mạnh mẽ.
• Cơ quan cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.

2.2 So sánh ưu - nhược điểm giữa 2 hình thức kinh doanh

2.2.1 Hộ kinh doanh cá thể

Ưu điểm:

• Thủ tục đơn giản, dễ thành lập: Đây là ưu điểm nổi bật nhất của HKD. Quy trình đăng ký nhanh gọn, hồ sơ đơn giản, phù hợp với những người lần đầu khởi nghiệp và muốn nhanh chóng đi vào hoạt động.
• Chi phí thấp: Chi phí thành lập và duy trì HKD thường thấp hơn nhiều so với doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí tư vấn, đăng ký và các khoản phí hành chính khác.
• Chế độ kế toán, thuế đơn giản: HKD thường áp dụng chế độ thuế khoán hoặc thuế theo tỷ lệ doanh thu, không yêu cầu các nghiệp vụ kế toán phức tạp như doanh nghiệp. Điều này giúp giảm gánh nặng về nhân sự và chi phí cho việc thuê kế toán.
• Linh hoạt trong quản lý: Chủ HKD có toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh mà không cần tuân thủ các quy định phức tạp về cơ cấu tổ chức, hội đồng quản trị như doanh nghiệp.
• Ít ràng buộc pháp lý: So với doanh nghiệp, HKD ít bị ràng buộc bởi các quy định pháp luật phức tạp, giúp chủ sở hữu dễ dàng thích nghi với các thay đổi trong kinh doanh.

Nhược điểm:

• Chịu trách nhiệm vô hạn: Chủ HKD phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình (bao gồm cả tài sản cá nhân) đối với các khoản nợ và nghĩa vụ của nhà thuốc. Đây là rủi ro lớn nhất nếu nhà thuốc gặp phải vấn đề về tài chính hoặc pháp lý.
• Không có tư cách pháp nhân: HKD không có tư cách pháp nhân độc lập với chủ sở hữu. Điều này gây khó khăn trong việc ký kết hợp đồng lớn, tham gia đấu thầu hoặc thực hiện các giao dịch yêu cầu tư cách pháp nhân.
• Khó huy động vốn: Việc huy động vốn từ các nhà đầu tư bên ngoài hoặc tiếp cận các khoản vay lớn từ ngân hàng thường khó khăn hơn đối với HKD do không có tài sản đảm bảo rõ ràng và không có tư cách pháp nhân.
• Hạn chế về quy mô và mở rộng: HKD chỉ có thể hoạt động tại một địa điểm duy nhất và không được phép mở chi nhánh, văn phòng đại diện. Điều này giới hạn khả năng mở rộng kinh doanh, xây dựng chuỗi nhà thuốc.
• Không được phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với khách hàng là doanh nghiệp: Điều này có thể gây khó khăn khi bán hàng cho các doanh nghiệp cần hóa đơn đỏ để hạch toán.
• Khó khăn trong việc chuyển nhượng: Việc chuyển nhượng HKD phức tạp hơn so với chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp của doanh nghiệp.

2.2.2 Doanh nghiệp (Công ty TNHH hoặc Công ty cổ phần)

Ưu điểm:

• Có tư cách pháp nhân: Doanh nghiệp là một thực thể pháp lý độc lập, tách biệt với chủ sở hữu. Điều này mang lại nhiều lợi ích như dễ dàng ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, và tạo sự tin cậy với đối tác.
• Chịu trách nhiệm hữu hạn: Chủ sở hữu (cổ đông hoặc thành viên góp vốn) chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Tài sản cá nhân của họ được bảo vệ khỏi các rủi ro kinh doanh của nhà thuốc.
• Dễ huy động vốn: Doanh nghiệp có nhiều kênh huy động vốn đa dạng hơn, bao gồm phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay vốn ngân hàng với hạn mức lớn hơn, hoặc thu hút đầu tư từ các quỹ, nhà đầu tư cá nhân.
• Khả năng mở rộng và phát triển: Doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc mở thêm các nhà thuốc khác trong chuỗi.
• Uy tín và thương hiệu: Doanh nghiệp thường có mức độ uy tín cao hơn trong mắt đối tác và khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng thương hiệu và phát triển lâu dài.
• Có thể xuất hóa đơn GTGT: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn GTGT, thuận tiện cho giao dịch với khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nhược điểm:

• Thủ tục thành lập và hoạt động phức tạp: Quy trình đăng ký doanh nghiệp phức tạp hơn, yêu cầu nhiều hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp luật chặt chẽ.
• Chi phí cao hơn: Chi phí thành lập, duy trì và vận hành doanh nghiệp thường cao hơn HKD, bao gồm chi phí pháp lý, kế toán, kiểm toán, thuế và các khoản phí hành chính khác.
• Chế độ kế toán, thuế phức tạp: Doanh nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán nghiêm ngặt, lập báo cáo tài chính định kỳ, và chịu sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của cơ quan thuế. Điều này đòi hỏi đội ngũ kế toán chuyên nghiệp hoặc chi phí thuê dịch vụ kế toán cao.
• Nhiều ràng buộc pháp lý: Doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều quy định pháp luật hơn về quản trị, lao động, thuế, và các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Quyết định quản lý: Đối với các loại hình doanh nghiệp có nhiều thành viên/cổ đông, việc ra quyết định có thể mất nhiều thời gian hơn do cần sự đồng thuận của các bên.

Kết luận:

Việc lựa chọn hình thức kinh doanh nào phụ thuộc vào quy mô, mục tiêu và nguồn lực của chủ nhà thuốc:

• Chọn Hộ kinh doanh: Phù hợp với những cá nhân muốn mở nhà thuốc với quy mô nhỏ, vốn ít, thủ tục đơn giản, và mong muốn tự quản lý linh hoạt. Tuy nhiên, cần lưu ý về rủi ro trách nhiệm vô hạn và hạn chế trong mở rộng.
• Chọn Doanh nghiệp: Phù hợp với những cá nhân/tổ chức muốn mở nhà thuốc với quy mô lớn, có tầm nhìn phát triển chuỗi, cần huy động vốn, và mong muốn bảo vệ tài sản cá nhân. Dù thủ tục phức tạp và chi phí cao hơn, doanh nghiệp mang lại sự chuyên nghiệp, uy tín và khả năng phát triển bền vững hơn.

Và hiện nay liên quan đến việc đóng thuế đang hướng đến việc bỏ hình thức thuế khoán, như vậy hộ kinh doanh cũng cần khai báo và đóng thuế giống như doanh nghiệp. Do vậy, đây cũng là một điểm lưu ý bạn nên cân nhắc khi lựa chọn mô hình.

Ngoài ra việc đăng ký doanh nghiệp cho phép bạn xuất được hóa đơn VAT, giúp bạn tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng hơn trong bối cảnh thuế ngày càng rõ ràng hơn, đôi khi mua hàng mà không có hóa đơn VAT khiến người mua không thể làm các thủ tục thanh toán sau đó → không mua hàng

3. Thông tin cơ bản trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Mặc dù mẫu giấy chứng nhận có thể khác nhau đôi chút giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm các thông tin chính sau:

• Tên hộ kinh doanh/doanh nghiệp: Tên chính thức đã đăng ký.
• Địa chỉ trụ sở chính/địa điểm kinh doanh: Nơi đặt nhà thuốc.
• Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Mã định danh duy nhất của chủ thể kinh doanh.
• Người đại diện theo pháp luật (đối với doanh nghiệp) / Chủ hộ kinh doanh (đối với hộ kinh doanh): Thông tin cá nhân của người chịu trách nhiệm pháp lý.
• Ngành, nghề kinh doanh: Phải có ngành nghề "bán lẻ thuốc" (mã ngành 4772 - Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh).

4. Hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh cho nhà thuốc

Dưới đây là các giấy tờ cần thiết, tùy thuộc vào hình thức bạn chọn:

4.1 Đối với Hộ kinh doanh cá thể:

• Hồ sơ:
• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu quy định).
• Bản sao công chứng/chứng thực Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân của chủ hộ kinh doanh (nếu chủ hộ kinh doanh đồng thời là người chịu trách nhiệm chuyên môn).
• Bản sao công chứng/chứng thực Chứng chỉ hành nghề Dược của chủ hộ kinh doanh hoặc người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược (yêu cầu đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện như dược).
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm hợp pháp (Sổ hồng/Sổ đỏ).
• Nơi nộp: Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Thời gian giải quyết: Thường từ 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

4.2 Đối với Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Doanh nghiệp tư nhân...):

• Hồ sơ:
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
• Dự thảo Điều lệ công ty (đối với Công ty TNHH, Công ty cổ phần).
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần).
• Bản sao công chứng/chứng thực Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên/cổ đông sáng lập.
• Bản sao công chứng/chứng thực Chứng chỉ hành nghề Dược của người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược của doanh nghiệp (đây là điều kiện bắt buộc đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện).
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm hợp pháp.
• Nơi nộp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
• Thời gian giải quyết: Thường từ 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

5. Lưu ý quan trọng

• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Bán lẻ thuốc là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Do đó, việc có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chỉ là bước đầu. Bạn bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược và đạt chuẩn GPP do Sở Y tế cấp thì nhà thuốc mới được phép đi vào hoạt động.
• Người chịu trách nhiệm chuyên môn: Đối với nhà thuốc, người chịu trách nhiệm chuyên môn bắt buộc phải là Dược sĩ Đại học có Chứng chỉ hành nghề Dược hợp lệ.
• Địa điểm kinh doanh: Đảm bảo địa điểm kinh doanh đáp ứng các yêu cầu về GPP (diện tích, bố trí, vệ sinh...) ngay từ đầu để thuận tiện cho việc thẩm định sau này.
• Thông tin chính xác: Đảm bảo tất cả thông tin kê khai trong hồ sơ là chính xác và trùng khớp với các giấy tờ khác.